KALTIM, Beritabenua.com - 13 November 2024, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur mengambil langkah efisiensi dengan melakukan pemusnahan arsip fisik yang tidak relevan sebagai bagian dari pengelolaan dokumen yang lebih efektif di era digital.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menyatakan bahwa penumpukan dokumen fisik justru menghambat kinerja dinas dalam mengelola arsip.
“Menurut saya, pemusnahan dokumen arsip memang diperlukan. Daripada dokumen tersebut menumpuk dan menjadi beban masing-masing dinas, lebih baik dilakukan pemusnahan. Namun, proses ini harus tetap mengikuti aturan yang ada,” ucap Rasman.
Dispora Kaltim mulai memusnahkan arsip fisik yang sebagian besar berasal dari tahun 2005 hingga 2011. Meski dimusnahkan, Rasman memastikan data-data penting tetap tersimpan secara digital. Ia juga mengakui bahwa pemusnahan dokumen dilakukan dengan pertimbangan matang, khususnya terhadap arsip yang usianya lebih dari 10 tahun.
“Tentu ada pertimbangan dalam pemusnahan. Arsip yang tidak lagi diperlukan, apalagi setelah 10 tahun, memang sebaiknya dimusnahkan,” lanjutnya.
Langkah ini diharapkan akan membuat pengelolaan arsip di Dispora Kaltim lebih praktis dan aman. Lebih lanjut, dengan adanya digitalisasi, Dispora Kaltim optimis bahwa data yang dibutuhkan akan lebih mudah diakses kapan saja tanpa terhalang beban dokumen fisik.
