KALTIM, Beritabenua.com - 05 November 2024, Sebagai bagian dari upaya penyusutan arsip yang sudah tidak relevan lagi, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) bekerja sama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim melaksanakan pemusnahan ribuan arsip pada Selasa (5/11/2024). Kegiatan tersebut dilaksanakan dengan penuh kehati-hatian dan telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Acara ini dihadiri langsung oleh Pelaksana Tugas (Plt) Kepala DPK Kaltim, Anita Natalia Krisnawati.
Sri Wartini, yang menjabat sebagai Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dispora Kaltim, menjelaskan bahwa arsip yang dimusnahkan adalah dokumen-dokumen yang berasal dari tahun 2005 hingga 2011. Arsip-arsip tersebut sudah dianggap kedaluwarsa dan tidak lagi memiliki nilai guna administratif. Sesuai dengan ketentuan ANRI, arsip tersebut memenuhi syarat untuk dihancurkan. "Pemusnahan arsip ini merupakan bagian dari upaya penyusutan yang kami lakukan, dengan dokumen-dokumen yang sudah tidak relevan lagi dan telah memenuhi ketentuan yang ada," ujar Sri Wartini.
Ia menambahkan bahwa rencana untuk pemusnahan arsip ini sudah dipersiapkan sejak dua tahun lalu, namun baru bisa direalisasikan pada tahun ini setelah seluruh proses verifikasi dan persiapan yang diperlukan selesai. "Rencana pemusnahan arsip ini telah kami susun sejak dua tahun lalu, namun baru tahun ini kami bisa melaksanakan kegiatan ini setelah semua persiapan berjalan dengan lancar," jelasnya.
Sementara itu, Anita Natalia Krisnawati, PLT DPK Kaltim, menegaskan bahwa setiap arsip yang akan dimusnahkan telah melalui proses verifikasi yang sangat ketat. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa semua arsip yang dihancurkan benar-benar sudah tidak memiliki nilai guna dan sesuai dengan prosedur yang berlaku. "Setiap arsip yang dimusnahkan sudah melalui proses verifikasi dan penilaian yang cermat, agar tidak ada arsip yang terlewat atau disalahgunakan. Kami juga memastikan bahwa arsip-arsip tersebut memang sudah tidak dibutuhkan lagi dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku," kata Anita.
Pemusnahan ini melibatkan total 4.479 dokumen substantif dan fasilitatif, serta 142 arsip statis. Semua arsip ini telah diverifikasi dan disetujui oleh tim penilai dari DPK Kaltim dan ANRI. Pemusnahan ini dilakukan sebagai bagian dari upaya pengelolaan arsip yang baik dan terorganisir, dengan tujuan untuk menjaga keamanan dan integritas dokumen yang masih berlaku, serta memastikan bahwa arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dapat dimusnahkan dengan cara yang aman dan sesuai ketentuan. "Berdasarkan Surat Keputusan ANRI, jumlah arsip yang dimusnahkan adalah 4.479 berkas, sementara arsip statisnya sebanyak 142 berkas," kata Anita menambahkan.
Kegiatan pemusnahan arsip ini tidak hanya menunjukkan komitmen Dispora dan DPK Kaltim dalam pengelolaan arsip yang baik, tetapi juga menjadi bagian dari upaya menjaga keamanan data dan dokumen pemerintahan yang ada di Kalimantan Timur.
